仕事で使える！フォルダ分けのポイント

あなたのパソコンに存在している膨大なデータをきちんと整理するためには、フォルダ分けを徹底することが大切です。

一つのフォルダに更にたくさんのファイルが存在していると、どこに何が存在しているのか自分でもわからなくなる場合があります。

デスクトップがフォルダだらけになっているとか、大事なデータをどこに格納しているのかわからなくなったなどの経験がある方に是非知っていただきたい、仕事で使えるフォルダ分けのポイントをご紹介します。

まずはファイル名の付け方についてコツをご紹介します。

内容に合わせて名前を付けていると、ファイルがたくさん溜まってきた時にどんな内容のファイルなのかを探すのが大変になります。

きちんとファイル名にルールを決めておき、それぞれに名前を設定するのが正しいコツです。

例えば日本語とアルファベットのファイル名が乱雑していると、内容を把握するのが難しいため、使い勝手の良い方で統一させてください。

おすすめなのが、ファイル名の最初に必ず日付を入れることです。

「20160501」などの日付を入れてから内容がわかるファイル名を付けると分かりやすくなります。

作成した日付にするのか、次回使用する時に合わせるのかなどは使用する方の使い勝手に合わせると良いでしょう。

古い日付のものは一定期間経つと削除するというルールを決めておくと、たくさんのデータが溜まりっぱなしになりません。

このような特定のルールを決めてからファイル名を作成すると、中身がバラバラになりにくいのでおすすめです。

フォルダが複数存在していると、きちんとファイル名を分けていても中身がどこにあるのか一発で見つけることが難しくなります。

特にフォルダ名に日本語で記載していると思い通りの順番に並ばないことが多いです。

見つけやすいように順番を考えてフォルダ分けをすると見つけやすくなるのでぜひ実践してみましょう。

フォルダ名の冒頭に2桁の通し番号を入れておくだけで、通し番号の順番に合わせてきれいに整列できます。

よく使うフォルダは若い順番にしておくことで、膨大な数のフォルダがあっても簡単に見つけることができます。

大事なデータが無くなってしまうことがないように、一定期間毎に保存を行うことが大切です。

例えば契約書管理データをクラウド上にバックアップしておくと、セキュリティを担保しつつ情報共有や検索も素早くできるので効率的な管理ができるなどメリットが多いです。

できるだけ手間をかけずにバックアップが終了するように、バックアップが必要なフォルダと必要がないフォルダに分けておくことも大切です。